2014-05-26

Publicado el decreto que regula el Registro Nacional de Bases de Datos

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo ha reglamentado la información mínima que se deberá incluir en los registros ante la SIC

El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, ha hecho público el Decreto 886 de 2014 por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley Estatutaria 1581 de Protección de Datos (LEPD).

Dicho artículo presentaba lo que se bautizó en su día como Registro Nacional de Bases de Datos, un directorio público en donde las distintas organizaciones registrarán todas aquellas bases de datos que manejen y que estén sujetas a un tratamiento de datos de carácter personal.

Una herramienta que, según palabras del Ministro Santiago Rojas Arroyo, permitirá hacer efectivo a cada ciudadano el ejercicio de su derecho de habeas data. Para ello una persona podrá consultar en todo momento la información contenida en el Registro facilitándose, a su vez, el correcto ejercicio de su derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar los datos personales que se estén tratando.

Ya la LEPD informaba que este directorio sería gestionado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que, a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, se encargará de ejercer la vigilancia necesaria para garantizar el debido tratamiento de los datos. La SIC será, por tanto, la entidad que se encargue de la gestión de este Registro y contará con la facultad sancionadora en caso de incumplimiento como ya venía establecido en el la Ley 1581 de Protección de Datos y en el Decreto 1266 de Habeas Data.

¿Qué exige este nuevo Decreto a los responsables de tratamiento?

Según la normativa toda base de datos de carácter personal deberá contener una información mínima del tratamiento que un responsable lleve a cabo. Entre estos datos destacan:

  • Los datos de identificación, ubicación y contacto del responsable de tratamiento de la base de datos.
  • Los datos de identificación, ubicación y contacto del o de los encargados de tratamiento de la base de datos.
  • Los canales para que los titulares pueden ejercitar sus derechos.
  • El nombre y la finalidad de la base de datos.
  • Identificar si los datos contenidos en la base de datos se encuentra almacenados de manera física (manual) o a través de herramientas informáticas (automatizada).
  • La política de tratamiento de la información.

Además de llevar a cabo el correspondiente registro, el responsable de tratamiento está obligado también a mantener la información totalmente actualizada por lo que en cuanto se establezcan cambios sustanciales deberán ser notificados a la Superintendencia.

¿Cómo se realiza la inscripción de las bases de datos?

Todavía no se ha definido el procedimiento de inscripción que se deberá llevar a cabo, pero a través del presente Decreto se ha adelantado que las bases de datos previas al sistema de registro deberán ser identificadas dentro del año siguiente a la fecha en la que la SIC habilite el sistema correspondiente. Por el contrario, para todas aquellas bases de datos creadas posteriormente al Registro Nacional el plazo de inscripción máximo será de dos meses.

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